Focus | Titolari effettivi: tutto quello che bisogna sapere

Nell’ottobre 2023, anche in Italia (ultimo Paese UE ad adeguarsi alla normativa europea) è diventato operativo il Registro dei Titolari Effettivi (di seguito “il Registro”).

Il Registro nasce dall’esigenza di raccogliere le informazioni sui titolari effettivi di società, associazioni, fondazioni, trust e fiduciarie, al fine di incrementarne la trasparenza e prevenire i fenomeni di riciclaggio di denaro.

Istituito presso le Camere di Commercio (che in Italia hanno competenza territoriale variabile), il Registro è suddiviso in due sezioni accessibili telematicamente: (i) la Sezione autonoma, dedicata alle imprese dotate di personalità giuridica e le persone giuridiche private, e (ii) la Sezione speciale, per i trust produttivi di effetti giuridici rilevanti ai fini fiscali e gli istituti giuridici affini.

Ricordiamo, ai fini dell’adempimento all’obbligo di comunicazione del titolare effettivo, che:

• la comunicazione deve essere eseguita direttamente dal soggetto tenuto all’adempimento mediante autodichiarazione firmata digitalmente (https://titolareeffettivo.registroimprese.it/home^[1]);
• non è dunque possibile delegare tale adempimento a terzi né a un Professionista, al quale potrà essere invece richiesta consulenza e supporto ai fini della corretta individuazione del titolare effettivo;
• la scadenza per la comunicazione dei dati di società, enti e trust già esistenti entro 60 giorni dall’operatività del Registro, inizialmente fissata entro l’11 dicembre 2023, a seguito del periodo di sospensione, è stata spostata all’11 aprile 2024. Le società e gli enti costituiti successivamente all’ entrata in vigore del decreto invece dovranno inviare i dati entro 30 giorni dall’iscrizione ai registri.

Di seguito una sintesi delle informazioni utili e necessarie per effettuare correttamente la comunicazione sul Registro.

1. Definizione di titolare effettivo

Il titolare effettivo è la persona fisica che, in ultima istanza, possieda o controlli un’entità giuridica, attraverso il possesso o il controllo diretto di una percentuale sufficiente delle partecipazioni al capitale sociale o dei diritti di voto in seno a tale entità giuridica.

Per le società:

• il primo criterio individua i titolari effettivi in coloro che possiedono direttamente o indirettamente la titolarità di una partecipazione superiore al 25% del capitale sociale;
• il secondo criterio, applicabile qualora l’esame dell’assetto proprietario non consenta l’individuazione della persona o delle persone fisiche a cui è attribuibile la proprietà, è quello del controllo. Titolare effettivo sarà, quindi, la persona o le persone fisiche che controllano la società tramite:
  1. il controllo della maggioranza dei voti esercitabili in assemblea ordinaria;
  2. il controllo di voti sufficienti per esercitare un’influenza dominante in assemblea ordinaria;
  3. l’esistenza di particolari vincoli contrattuali che consentano di esercitare un’influenza dominante;
• il terzo criterio, residuale rispetto ai precedenti, individua il titolare effettivo in colui che esercita (o coloro i quali esercitano) il potere di rappresentanza legale, di amministrazione o di direzione della società.

Per le associazioni riconosciute, fondazioni e associazioni non riconosciute, il titolare effettivo è individuato nella persona o nelle persone che ricoprono il ruolo di fondatori, di beneficiari o di titolari di funzioni di rappresentanza legale, direzione e amministrazione.

Per i trust e gli istituti giuridici affini, sono considerati titolari effettivi tutte le persone coinvolte nel trust medesimo: il disponente, il beneficiario, il trustee e tutte le persone fisiche che esercitano un controllo sul trust o sui beni conferiti nel trust.

2. Soggetti tenuti alla comunicazione

Sono incaricati di eseguire direttamente la comunicazione mediante autodichiarazione sottoscritta con firma digitale:

• per le Società di capitali: i soggetti ai quali è attribuita la rappresentanza e l’amministrazione della società (Organo Amministrativo);
• per le Fondazioni: il Fondatore (se in vita), il legale rappresentante (Organo Amministrativo);
• per le Associazioni: il legale rappresentante (Organo Amministrativo);
• per i Trust e gli istituti giuridici affini: il fiduciario.

3. Dati da comunicare

Sul Registro dovranno essere inseriti i dati identificativi e la cittadinanza dei titolari effettivi: nome e cognome, luogo e data di nascita, residenza anagrafica e domicilio, codice fiscale (art. 1 c. 2 lett. C) DM 55/2022).

Inoltre, a seconda della natura giuridica del soggetto tenuto all’adempimento, dovranno essere precisati i seguenti dati aggiuntivi

• Società di capitali:
  1. entità della partecipazione al capitale ex art. 20 c. 2 D.lgs. 231/2007 (almeno il 25% del capitale sociale);
  2. oppure modalità di esercizio del controllo;
  3. oppure poteri di rappresentanza legale, amministrazione o direzione della società.
• Persone giuridiche private:
  1. codice fiscale;
  2. denominazione dell’ente;
  3. sede legale e sede amministrativa dell’ente;
  4. indirizzo PEC.
• Trust e istituti giuridici affini:
  1. codice fiscale;
  2. denominazione del trust/istituto giuridico affine;
  3. data, luogo, estremi dell’atto di costituzione del trust/istituto giuridico affine.

4. Accesso al Registro e accessibilità delle informazioni circa la titolarità effettiva.

Ricordiamo inoltre che, a differenza di quanto inizialmente previsto, l’accesso alla sezione sarà consentito unicamente:

• al Ministero dell’economia e delle finanze, alle Autorità di vigilanza di settore, all’Unità di informazione finanziaria per l’Italia, alla Direzione investigativa antimafia, alla Guardia di finanza che opera nei casi previsti dal presente decreto attraverso il Nucleo Speciale Polizia Valutaria senza alcuna restrizione;
• alla Direzione nazionale antimafia e antiterrorismo;
• all’autorità giudiziaria, conformemente alle proprie attribuzioni istituzionali;
• alle autorità preposte al contrasto dell’evasione fiscale;
• ai soggetti obbligati ex d.lgs. 231/07 (quindi intermediari finanziari, notai, avvocati ecc.) previo accreditamento alla sezione speciale del registro imprese, a supporto degli adempimenti concernenti l’adeguata verifica della clientela;
• ai c.d. soggetti portatori di un “interesse legittimo”.

5. Sanzioni

Il mancato invio della comunicazione entro i termini previsti dal decreto è punito con sanzione amministrativa.

Nello specifico, in caso di accertamento e contestazione della violazione dell’obbligo di comunicazione, le Camere di Commercio provvederanno all’irrogazione della sanzione amministrativa ex art. 2630 Cod. civ. (da 103 a 1.032 euro), secondo le disposizioni e le modalità indicate nell’art. 5 L. 689/91, pertanto la sanzione graverà su ciascun amministratore.

 

[1] Stando a quanto riportato sul sito del Registro delle Imprese https://titolareeffettivo.registroimprese.it/home, per comunicare i dati del Titolare Effettivo è possibile utilizzare il nuovo applicativo DIRE, oppure le altre soluzioni di mercato, aggiornate con la modulistica ministeriale per la compilazione e l’invio delle istanze. Occorre aver sottoscritto un contratto per l’utilizzo del servizio Telemaco, disporre di un dispositivo di Firma Digitale e di un indirizzo di posta elettronica certificata (PEC), per ricevere le comunicazioni da parte della Camera di Commercio.